Efter Brexit har politisk osäkerhet och eventuella räntehöjningar blivit en del av vardagen, Neil Clothier, senior förhandlare vid Huthwaite International, diskuterar strategier som företag kan använda sig av för att framtidssäkra lönsamma leverantörsavtal.

Även om räntehöjningar ofta är associerat med en stark och växande ekonomi, så kan det vara en blandad effekt för företag.

• Företag med resurser kommer kunna dra nytta av högre avkastning, en potentiell ökning av konsumtion och - beroende på sektor - förmågan att ta mer betalt för sina produkter och tjänster.
• Det finns ett stort antal företag som är beroende av lån och finansiering av tredje part, och en höjning av lånekostnaden kan ha en markant påverkan på deras nettoresultat.

Bättre förhandlingar kan och bör löna sig

Då Bank of England förutspår två ytterligare räntehöjningar under de närmaste tre åren, liksom den pågående politiska och ekonomiska osäkerheten som Brexit har orsakat, känner många företagare, och därtill helt förståeligt, nervositet inför framtiden. Men ett område som många ofta inte tänker på när det gäller att öka marginalerna, och återupprätta stabilitet, är förhandlingar; både interna och externa. Vid tider av osäkerhet kan och bör bra förhandlingar löna sig.

Vilka strategier och taktiker kan företag använda för att förhandla fram bra uppgörelser?

Hur kan företag bättre utnyttja olika typer förhandlingstaktiker för att stärka företagets tillväxt, vinst, och ekonomisk stabilitet? Effektiv förhandling är ingen svart magi. Det är en väl studerad vetenskap som kan användas av alla företag med rätt träning. Här följer ett antal strategier som initialt kan implementeras för att stärka nettoresultatet:

• Omförhandla redan existerande leverantörskontrakt
• Gör effektivare upphandlingar och förhandla om priset

Omförhandla redan existerande leverantörskontrakt

Först och främst att granska leverantörskontrakt kan vara ett enkelt och effektivt sätt att öka marginalerna och minska driftskostnaderna. En vanlig missuppfattning är att kontrakt inte går att omförhandla när de väl är påskrivna. Detta stämmer inte riktigt. I de allra flesta fall är förhandling alltid ett alternativ.

Märk väl att jag skriver ”i de flesta fall”. Det är viktigt att tillämpa ett strategiskt tillvägagångssätt med dina leverantörer om du fill omförhandla priser. Du vill inte alienera en leverantör som kritiskt för ditt företag.

För att öka vinstmarginalerna genom omförhandling av kontrakt så har de flesta företag leverantörer som faller inom en eller flera av tre kategorier:

(1) Icke strategisk - när en leverantör har en odifferentierad produkt/tjänst som är lätt att anskaffa någon annanstans.

Med icke-differentierade leverantörer kan du helt enkelt omförhandla villkoren i kontraktet. Det finns ett stort antal leverantörer som erbjuder samma eller liknande service, så relationen med ditt företag är därför viktig för dem. Du har i regel övertaget i en förhandlingssituation.

Ett exempel på en icke-differentierad leverantör är leverantörer av kontorsmaterial. Det här förhållandet kan behandlas rent affärsmässigt eller kommersiellt, med andra ord, du skall kan vara strikt när det gäller kostnad och pris. Du har många anbud från konkurrenter att jämföra med. Detta ger dig utrymme när du förhandlar, samtidigt som du inte riskerar något, ifall du har oturen att din leverantör skulle säga upp kontraktet i ren frustration.

(2) Semi strategisk - när leverantören är viktig och svårare att ersätta, men är inte kritisk.

Semi strategiska leverantörer representerar oftast den största andelen leverantörer där du sannolikt kommer att se flest lyckade omförhandlingar. Ingen part vill lämna den andra; relationen är viktig för båda sidor, men är inte verksamhetskritiskt. Hemligheten till en effektiv omförhandling här är att bekräfta era gemensamma grunder. Det vill säga, er relation bygger på att tjäna pengar. Ni vill båda fortsätta arbeta tillsammans. Genom att låta dig finslipa avtalet, så betyder det att ni båda kommer ömsesidigt kunna fortsätta affärsrelationen. En omförhandling leder till en vin-vin situation för er båda.

(3) Strategiska & kritiska - när leverantören är kritisk för ditt företag och mycket svår att ersätta.

Detta är leverantörskontrakt som är kritiska för företagets verksamhet - till exempel en unik underleverantör. Dessa förhandlingar måste hanteras med stor omsorg och genomföras inom ramen för de förhandlingsavtal du har på plats. Eventuella försök att se över dessa efter halva tiden kan riskera att skapa en negativ påverkan på relationen och bör således undvikas.

När det kommer till att kategorisera leverantörer så handlar det i slutända om hur unik leverantören är för dig? Enkelt uttryckt, hur många konkurrenter har leverantören?

Den unika specialistleverantören skulle vara mycket svår att ersätta, och utgör således en hög leverantörsrisk. Å andra sidan, för att referera till det jag skrev tidigare, så kommer leverantören som är icke strategiska att ha många konkurrenter och kan därför anses ha en låg leverantörsrisk.

Vinstpåverkan handlar om den finansiella och ekonomiska påverkan som en produkt eller tjänst har på din affär.

Hur beroende är företaget av en specifik leverantör för sin ekonomiska framgång? När det kommer till specialistleverantören kommer dess produkter sannolikt att vara kärnan av företagets produktportfolio, vilket innebär att det har stor vinstpåverkan, medan leverantören av icke strategiska produkter kommer ha mindre vinstpåverkan.

Oavsett hur skrämmande tanken är att förhandla med dem, kom ihåg att leverantörer och tillverkare också har ett företag att sköta, och är ofta angelägna att utveckla dem lika mycket som du är.

Ett av de bästa sätten att se till så att du förhandlar på lika villkor är att lägga fram det värde du bidrar med utöver det rent finansiella.

Gör mer effektiva upphandlingar och förhandla om priset

En till punkt att tänka på är hur du köper och förhandlar om pris. Stora företag utnyttjar tjänster av upphandlingskonsulter av en anledning - de kan spara väsentliga summor pengar genom att förhandla om pris och kvantiteter.

Att tillämpa en "jag kan och kommer att förhandla om den här upphandlingen" attityd till din egen affärsstrategi kan skörda framgångar. Om du säkerställer att förhandla fram goda marginaler från alla nya leverantörskontrakt från start så kommer det att betala tillbaka sig på lång sikt.

De flesta människor har en hyfsad god förståelse för vad de behöver göra för att säkra en bra överenskommelse men i praktiken missar upphandlare ofta möjligheter och oavsiktligt kommer de se sina vinstmarginaler minska på sikt. Utgången av en prisförhandling kan till stor del bero på kompetensen hos en individ. För de som är framgångsrika så kan detta bidra till att påskynda affärsutvecklingen och öka lönsamheten för företaget.

Billigaste alternativet?

Men att ”shoppa runt” handlar inte bara om att välja det billigaste alternativet - det är också viktigt att överväga den service du ska få i utbyte. Hitta en lagom leverantör. Ett misstag som görs av många företag är att alltid välja det billigaste något som kan resultera i att produktiviteten och mycket mer därtill blir lidande. Tänk noga på de delar av din verksamhet där du har råd att kompromissa, och de delar som kräver extra investering. Att hitta denna balans är avgörande för att upprätthålla bra service till dina egna kunder.

Naturligtvis faller inte förhandlingar alltid i en enkel trestegsregel och kan snabbt bli en komplex och tidsintensiv del av din affärsstrategi om den inte underhålls. Trots detta har företag inte råd med att känna sig skrämda av möjligheterna att förhandla med befintliga eller nya leverantörer, inte minst i ett klimat där räntor stiger och avtal ändras på grund av ett osäkert politiskt klimat.

Små steg

Oavsett om du investerar i vidareutbildning för att förbättra ditt team och deras förhandlingsförmåga, eller om du tar små steg och börjar titta på mindre kontrakt som kan omförhandlas för att hjälpa ditt cash-flow, är det viktigt att överväga förhandling som ett oumbärligt verktyg till din affärsstrategi.  Se till att du utvecklar ett effektivt och systematiskt tillvägagångssätt när du förhandlar.